La L. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025) ha introdotto numerose novità in materia di lavoro e previdenza, con specifiche misure rivolte sia alle imprese sia ai lavoratori; in particolare, a decorrere dal 1° gennaio 2025, vigono specifiche limitazioni alla deducibilità di alcune spese relative ai rimborsi a dipendenti e lavoratori autonomi, con l’introduzione di un generalizzato obbligo di pagamento tracciato. Il quadro è stato successivamente modificato dal D.L. 17 giugno 2025, n. 84 (Decreto Fiscale), entrato in vigore il 18 giugno 2025 e convertito, con modificazioni, dalla L. 30 luglio 2025, n. 108, che ha circoscritto l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato. A chiusura del percorso interpretativo è intervenuta l’Agenzia delle Entrate con la circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, che ha fornito un quadro organico di chiarimenti operativi
Dal 1° gennaio 2025 le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea sostenute nel territorio dello Stato hanno l’obbligo di pagamento tracciato se relative a trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi. Diversamente, scatta l’indeducibilità del costo in capo all’azienda datrice di lavoro (anche ai fini Irap) e la tassazione per il lavoratore, poiché il rimborso delle spese viene considerato “retribuzione”. Per le trasferte all’estero, per effetto del D.L. 84/2025, non opera l’obbligo di tracciabilità: le relative spese possono essere pagate anche in contanti. I medesimi limiti operano anche con riferimento alle spese di rappresentanza, per le quali tuttavia – come chiarito dalla circolare 15/E/2025 – la tracciabilità resta obbligatoria anche se sostenute all’estero.
Lavoratori subordinati
Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto su autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC), sostenute nel territorio dello Stato e rimborsate dal datore di lavoro, potranno essere escluse dal reddito imponibile solo se i pagamenti verranno effettuati tramite strumenti tracciabili quali:
- bonifico bancario o postale;
- carte di credito;
- bancomat;
- prepagate;
- assegni bancari o circolari;
- app di pagamento collegate a conti correnti o IMEL, sistemi PagoPA e MAV;
- telepass o similari.
Sono escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese di trasporto documentate da servizi pubblici di linea (treni, autobus, tram, metropolitane, navi, aerei): il biglietto, anche acquistato in contanti, è sufficiente per l’esclusione del rimborso dal reddito imponibile (circolare AdE 15/E/2025).
Per far fronte al nuovo obbligo il lavoratore potrà utilizzare la propria carta di credito e, in tal caso, alla distinta del rimborso dovranno essere allegati i documenti fiscali che attestino la spesa, come le fatture, oltre alla ricevuta di pagamento. La circolare 15/E/2025 ha chiarito che la prova del pagamento tracciato può essere fornita anche tramite ricevuta della carta di debito/credito, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto (con eventuale oscuramento dei dati non pertinenti) o copia della transazione elettronica.
Se il pagamento dovesse avvenire per il mezzo di carte aziendali che il datore di lavoro ha consegnato al lavoratore non ci saranno problemi di sorta, in quanto la stessa carta sarà collegata al conto corrente della società e i documenti di spesa saranno intestati direttamente a quest’ultima.
Con la circolare 15/E/2025 l’Agenzia delle Entrate ha inoltre precisato che:
- per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto (diverse da taxi/NCC) non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente a condizione che le spese siano comprovate e documentate, anche con modalità diverse dal documento proveniente dal vettore (es. documentazione interna aziendale che attesti l’effettività della missione); la disposizione si applica a tutti i rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025;
- l’imposta di soggiorno è considerata strettamente connessa alle spese di alloggio e rientra nell’obbligo di tracciabilità;
- i pedaggi autostradali e i parcheggi non concorrono alla formazione del reddito se documentati e connessi alla trasferta, sia all’interno sia all’esterno del comune della sede di lavoro;
- le altre spese non documentabili sostenute fuori dal territorio comunale restano escluse dall’obbligo di tracciabilità entro il limite giornaliero di € 15,49 (elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero).
| Attenzione | ||
| Obbligo di tracciabilità | Trasferte in ambito comunale (taxi/NCC, vitto, alloggio) | Sì |
| Obbligo di tracciabilità | Trasferte fuori comune in Italia | Sì |
| Obbligo di tracciabilità | Trasferte all’estero (dipendenti e lavoratori autonomi) | No |
| Obbligo di tracciabilità | Spese di rappresentanza (anche estere) | Sì |
| Obbligo di tracciabilità | Trasporto pubblico di linea (treno, bus, aereo, nave) | No |
Lavoratori autonomi
La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto nell’articolo 54, TUIR, il nuovo comma 6-ter, secondo cui:
“le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”.
Ne deriva che le spese sostenute dal professionista sono deducibili unicamente se effettuate con metodi di pagamento tracciabili. Si tratta del medesimo trattamento riservato ai dipendenti e, in mancanza di tracciabilità, gli importi verranno tassati con impossibilità di dedurre i costi sostenuti.
Il D.L. 84/2025 ha tuttavia ristretto il perimetro applicativo dell’obbligo: la tracciabilità, ai fini della deducibilità delle spese e della non imponibilità dei rimborsi analitici corrisposti ai lavoratori autonomi, si applica esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Le spese sostenute all’estero possono dunque essere pagate anche in contanti.
Per i lavoratori autonomi e le imprese, la limitazione della tracciabilità alle sole spese in Italia (articolo 54, comma 6-ter, e articolo 95, comma 3-bis, TUIR) si applica alle spese sostenute a partire dal 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del D.L. 84/2025. Per i rimborsi ai dipendenti (articolo 51, comma 5, TUIR) la limitazione opera invece con effetto retroattivo dal 1° gennaio 2025.
Conclusioni
Sul tema sono intervenute sia l’Associazione italiana dottori commercialisti, sia – in via ufficiale – l’Agenzia delle Entrate con la circolare 22 dicembre 2025, n. 15/E, che ha fornito un quadro organico di chiarimenti operativi. In particolare, i principali punti possono essere così riassunti:
- sono escluse dall’ambito di applicazione delle nuove disposizioni le spese relative alla sosta o parcheggio, a cui continua ad applicarsi il trattamento previsto nella risposta a istanza di consulenza giuridica n. 5/E/2019; la circolare 15/E/2025 ha confermato che pedaggi autostradali e parcheggi non concorrono alla formazione del reddito se documentati e connessi alla trasferta;
- l’estensione dell’onere di tracciabilità anche ai costi addebitati dai professionisti comporta che dal periodo d’imposta 2025 le spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente, da un lato non concorrono più alla formazione dei compensi professionali e dall’altro non sono più deducibili a prescindere dal mezzo di pagamento utilizzato;
- ai fini dell’assolvimento dell’adempimento da parte dei collaboratori esterni, il cui venir meno non comporta per questi ultimi alcun effetto negativo, è consigliabile prevedere, nei futuri rapporti contrattuali con i collaboratori esterni, un impegno a dare evidenza dei mezzi di pagamento utilizzati per le spese confluite nelle richieste di rimborso analitico;
- il D.L. 84/2025 ha limitato l’obbligo di tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, mentre per le trasferte estere – sia in capo al dipendente sia in capo all’impresa o al lavoratore autonomo – la tracciabilità non è più richiesta;
- fa eccezione il regime delle spese di rappresentanza, per le quali la tracciabilità resta obbligatoria, ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, anche se sostenute all’estero;
- la prova del pagamento tracciato può essere fornita anche mediante ricevuta della carta di debito/credito, copia dei pagamenti con PagoPA, estratto conto (con oscuramento dei dati non pertinenti) o copia della transazione elettronica.
Fonte: Euroconference